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會議管理－主管的職場必修課

提到開會，你是不是就感到四肢無力，總覺得會議一點意義也沒，既耽誤時間、又討論不出結論、或根本無法落實決議。其實只要掌握人員、企畫、主持功力等會議管理技巧，會議就可以既有效率，又開得有意義。

有效的會議節省可觀的溝通成本

　　會議開得不好，不僅浪費成本，還會折損效率。根據1998年美國《勞工月刊》（Monthly Labor Review）調查，每年因為會議管理不當，所造成的生產力損失，高達37億美元，而數據並沒有減緩的趨勢。

　　陳蕙兒表示，有效的會議，可替企業省下非常可觀的「溝通」費用。一來隨著產業外移和國際化，分散各地的部門，更需要靠會議溝通協調；再者市場變化快速，解決問題速度也得加快。如何強化「管理會議」和「主持會議」的能力，讓會議更有效率進行，是每個主管都要學習的課題。

任務性會議考驗主持功力

　　會議大致可區分為「過程導向」與「任務導向」，前者約占八成，後者則占兩成。

　　過程導向的會議，偏重知識技能與資訊的交流，屬例行會議，如公司月會。由於議程、時間、模式較為固定，開會時間應控制在1個鐘頭內，且愈規律化績效愈好。

　　任務導向會議多為不定期會議，多半是因應突發狀況，目的是作成決策，成功與否繫於主席身上，不但考驗主席的主持功力，時間長短差異也很大，但最好控制在3個小時內。陳蕙兒說，「時間愈長愈沒效率，大家累了、心不在焉，只想回工作崗位繼續做自己的事。」

　　任務導向還包括長時間的腦力激盪會議，如新產品上市、找市場機會點、策略規劃、年度計畫等。她建議，這類會議最好選非上班時間，拉到公司外舉行，像是飯店或休閒中心。在開會前，一定要事先做好溝通與慎選與會人員，首先要讓員工知道為什麼開會，還要讓員工覺得有榮譽感，「之所以選你參加會議，是因為你是重要員工，我們珍惜你的意見。」一般來說，參加這類會議者大都是管理階層。

讓會議有效的八個步驟

　　綜合多年授課與輔導經驗，陳蕙兒提供如何讓會議有效的八個步驟：

　　Step 1：確定主題與時間

　　Step 2：明確訂定會議議程

　　Step 3：選擇合適的與會人員和主席

　　Step 4：準備完善的會議資料

　　Step 5：主席應控制時間，適時做出決議

　　Step 6：會議紀錄應於會後立即完成

　　Step 7：落實追蹤待辦事項

　　Step 8：公布會議的重要決議

嚴訂規則 打破遲到習慣

　　除了前面提到的因素外，歐陽靉靈指出，影響會議效率的害蟲中，又以「不準時」最常見，「包括不準時參加、不準時結束，85％以上的企業都有這種毛病。」

　　在這方面，他推崇主機板大廠技嘉科技的鐵腕政策。技嘉經營團隊為改善不準時現象，今年5月制定會議出席管理規範，遲到第一次者罰100元，第二次罰200元，第三次罰400元，累犯還要加倍。若是副總級以上，遲到罰款要乘兩倍；會議主持人遲到，罰款金額為「開會人數乘以100元」。罰款要當場繳交，充當員工福利基金，開會遲到現象從此幾乎絕跡。

避免經常召開全員會議

　　另一個通病，就是與會人員不具代表性。有些主管為防範「漏斗效應」，擔心下面傳話時，只傳達部分消息，因此經常召開全員會議。陳蕙兒認為，「這很容易引起民怨！」不但影響部屬的工作時間、造成組織成本增加，更何況有些議題，根本沒有全員出席的必要。因為參加者要是層級不高，平日工作接觸所及，只是「點」而非「面」，就很難在會議裡貢獻己見，充其量只能當個聽眾而已，「他們會覺得莫名氣妙，為什麼要我參加？」即使他們想表達意見，也可能不成熟，在會場貽笑大方，反而造成挫敗感。

　　陳蕙兒指出，經常召開全員會議，也會使中間幹部缺乏責任意識，心想「反正大老闆說了才算，我何必去傳達，到時還不是找大家開會。」因此，一個公司的全員會議開得愈多，分權管理就愈失敗。

循序主持 你也可以成為會議高手

　　會場氣氛冷清，互動討論不夠熱絡，是開會的致命傷。會議主席若無法引導討論，促使與會者充分表達意見、作成決議，那麼會議是無效的，開了等於白開。因此，會議成功與否，主席的主持功力是重要關鍵。

　　陳蕙兒認為，會議主持是可以訓練的，只要熟悉四大技巧，包括：(1)開場白、(2)引導討論、(3)發揮影響力、(4)作成決議的技巧，即使口才不好的人，也能成功地主持會議。

　　1.開場白的技巧

　　簡略說明四項主題：(1)開會目的；(2)佈達重要訊息；(3)議程安排，讓與會者瞭解會議節奏；(4)期望的決議標準，例如，「希望此次會議能討論出用什麼方法標到企劃案。」

　　2.引導討論的技巧

　　3.發揮影響力的技巧

　　4.作成決議的技巧

　　在這四個基本技巧之外，陳蕙兒表示，會議主席面對突發狀況，應謹守「就事論事」的原則，例如出現火爆的爭論場面時，主席一定要適時站出來說話，「請與會人員針對事情討論，勿作人身攻擊。」另外還有一種情形是，有些人說話強勢霸氣，凡事經常「想當然爾」，習慣把「大家都知道……」「大家都清楚……」掛在嘴邊。陳蕙兒建議，必須請對方釐清這些「想當然爾」的想法，例如請對方提出數據、資料佐證。

高效能會議與檔案管理

【課程內容】

　　一、會議規劃與管理

　　●會議是什麼

　　●會議的成本與代價

　　●會議的種類

　　●秘書在會議中的工作

　　●會議紀錄的要點、撰寫及格式

　　●議程準備的要點及內容

　　●會議中的陳述、發問、傾聽及答覆

　　●會議失控的原因

　　二、現代化資訊與檔案管理

　　■檔案管理的意義、範圍

　　■檔案工作的原則

　　■組織檔案管理的通病

　　■檔案管理的工作內容

　　■調卷與回收

　　■檔案目錄及排列原則

　　■檔案保存及銷毀

　　■類碼編製原則

　　■電腦檔案管理

　　■3C時代下的檔案管理